首都圏・千葉の辻根マンション管理事務所のよくある質問Q&A

規約改正や理事会の運営を行う際に多く寄せられるご質問を
Q&A形式で分かり易くご紹介いたします。
規約改正や理事会運営でお困りの際はまずはこちらをご覧ください。

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よくある質問Q&A

よくある質問一覧

管理費削減・収支改善 規約改正
管理費削減・収支改善 規約改正
管理費削減・収支改善 規約改正
管理費削減・収支改善 規約改正
管理費削減・収支改善

管理費削減・収支改善

管理費にはどのような支出項目がありますか?
管理費は、敷地及び共用部分等の管理に要する経費のうち通常の管理に要する経費とされ、具体的には標準管理規約第27条によると、管理員人件費、公租公課、共用設備の保守維持費及び運転費、備品費・通信費その他の事務費、共用部分等に係わる火災保険料その他の損害保険料、経常的な補修費、清掃費・消毒費及びごみ処理費、委託業務費、専門的知識を有する者の活用に要する費用、地域コミュニティにも配慮した居住者間のコミュニティ形成に要する費用、管理組合の運営に要する費用、その他敷地及び共用部分等の通常の管理に要する費用となっており、修繕費とは区分します。
修繕積立金を値上げすると言われたが、納得がいかないが?
修繕積立金は、長期修繕計画に基づいて徴収しますので計画内容を確認してください。修繕計画が妥当であれば、それに見合う徴収額がどうかですので、納得ができると考えます。
管理会社の委託費が妥当かどうかが分からない?
重要事項説明書や委託契約書を確認し、業務内容と委託費の妥当性を検証すれば分かりますが専門家の支援を要します。近隣の同規模マンションとの比較や他の管理会社の見積もりを参考にすることでも概略の検証は可能です。

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規約改正

管理規約で給水管は各戸のメーターを含む部分を共用部分としていますが、
メーターから壁までの部分は専有部分でしょうか?
標準管理規約8条の別表第2では、配管の共用部分を本管から各住戸のメーターを含む部分等専有に属さない「建物の付属物」としていますので、各戸のメーターから壁までの部分は専有部分となります。
ペット飼育が禁止されているマンションで、理事会が飼育容認を検討しています。
どのようにしたらよいですか?
理事会で専門委員会を設け、アンケート等により組合員の意向を聞くよう働きかけてください。飼育を認める意見が多ければ、なぜ飼育を認めるのかを広報等により周知し、反対する組合員が居れば話し合いの場を設け十分な議論が必要です。飼育を認める場合は規約を改正し、飼育者に共同の利益に反しない行動を求めて細かいルール造りも必要となります。
専有部分をリフォームするときの、
管理組合としての対応をどうすればよいでしょうか?
専有部分の工事でも、共用部分や周辺の住戸に影響を与える可能性があるため、標準管理規約では、組合員が専有部分の修繕等を行う場合は、事前に管理組合(理事長)に申請し、承認を得ることと定めています。
総会の多数決議で管理規約の改正が承認されたとき、
管理規約を作り直し全ての組合員に配付しなければならないでしょうか?
管理規約の改正が承認されたときは、改正後の規約を全ての組合員に配付することが望ましいと考えます。
管理規約の見直しはどのようなときに行うのですか。
また管理規約の見直しの手続きはどのようにしますか?
区分所有法等の改正があった場合、管理規約の見直しを実施することをお薦めします。また、管理規約の見直しの手続きは特に定めはありません。なお、見直しを行う場合は標準管理規約を参考とすることが望ましいと考えます。

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管理委託契約見直し

管理会社の業務内容がよくわかりませんし、理事会と管理会社の意見も違います。
管理会社の業務範囲はどのように考えればいいのでしょうか?
管理会社が行う業務は、締結している管理委託契約書に基づきますので契約内容を確認してください。 契約書には管理会社への委託内容について具体的に定められていますので、実施内容との差がないかを明らかにすることが大切です。
標準管理委託契約書とは、どのようなものですか?
標準管理委託契約書は、平成15年に改訂(平成21年にも一部改訂)されています。これはマンションの管理委託契約に係る標準的な管理委託契約書として国土交通省が公表したものですので参考となります。
管理会社に管理業務を委託する際の注意点はありますか?
管理会社への委託は、執行機関の理事会が窓口となります。円滑な組合運営をするためにも、管理会社任せになったり、管理会社が一方的に業務を処理して理事会に報告しない等の問題が生じることがないような注意が必要です。
自主管理と委託管理の違いは何でしょうか?
自主管理とは管理会社への委託を行わず、組合員が協力して管理組合業務を分担する管理形式です。委託管理とは管理組合の業務を管理会社に委託する方式をいいます。しかし、委託管理と言っても、管理組合が組合運営の基本的な方針について主導する必要があります。
管理会社とトラブルが発生した場合、どこに相談すればよいでしょうか?
マンション管理会社の業務の改善向上を計ることを目的とした社団法人高層住宅管理業協会が、またマンション管理の適正化を推進するためマンション管理に関する苦情処理のため指導や助言を目的とした財団法人マンション管理センターがあり、いずれも国土交通大臣から指定された組織です。

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瑕疵トラブル

新築マンションで家族に健康被害がでました。救済はあるのでしょうか?
売主の瑕疵担保責任として原則は損害賠償請求ができますが、塗料の除去が可能であれば債務不履行責任として補修工事を求めることも可能です。状況次第ですが、居住が困難であれば契約解除し損害賠償を求めることもできます。
新築マンションを購入後、不具合が発生しましたがどうすればいいですか?
売買契約書の内容やアフターサービス規準書と不具合箇所の関係を調べてください。売買契約に基づくアフターサービスか民法上の瑕疵担保責任を問うことができます。また、新築住宅の場合で構造耐力上主要な部分及び雨水の浸入を防止する部分(屋根や外壁など)については「住宅の品質確保の促進等に関する法律」(略称「品確法」、平成12年4月施行)により、完成引渡しから10年間の瑕疵担保責任が義務付けられています。
引渡しを受けて1年後に、建設した会社が倒産しアフターサービスには
違う建設会社が来たが問題はないか?
アフターサービス契約を確認してください、売主との契約となっていると思いますので違う建設会社が来ても問題ありません。

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管理費滞納対策

滞納防止の方法について教えてください。
滞納要因は幾つかありますので、 様々な手段を用いて対処する必要があります。 @滞納者リストの作成A管理規約に支払い期日、支払い方法、遅延損害金、弁護士費用を請求できる旨の定めがあるかA管理規約又は細則に、駐車場利用契約解除、滞納督促に係る定めがあるか、などを確認し手段を講じてください。なお、管理組合役員は短期間に交代することが多いため、督促のルール等を定め誰が役員になっても確実に督促できるように管理規約や細則に明記しておくことが重要です。
滞納督促には具体的にはどのような方法があるのですか?
電話、訪問、文書による督促などです。
滞納者に対する法的手段にはどのような方法がありますか?
法的手段としては、裁判所が関与し強制的に解決してもらう通常訴訟がありますが、支払督促や少額訴訟といった比較的簡単に利用できる制度があります。滞納状況に応じて、適当な法的手段を選定することとなります。
遅延損害金の利率は法律上の制限がありますか?
法律上の制限はありませんが法外な利率は認められない可能性があります。民法404条では年5%という定率がありますが、国税の例(14.6%)を参考に定めていることが多いようです。
滞納者への対応はどうすればよいですか?
滞納が生じたときは督促を行う必要があり、その方法は電話、訪問や文書による督促があります。一般的な督促の順序は次のとおりです。 @相手方がうっかりしている場合もあるため、督促状の配布又は送付をします。A次に、自宅に電話で督促し支払の確約を得ます。Bその後も滞納し続けている場合は、在宅時に面談し滞納原因の把握や支払確約を得ます。Cそれでも支払いがない場合は、法的措置に移行することになります。

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理事会運営

理事会の開催回数は、何回位がいいのでしょうか?
特に定めはなく理事会で自主的に決める問題です。大規模マンションでは月1回程度が多いようです。
理事会の議事録の広報はどうすればよいですか?
理事会は理事による会合のため、一般の組合員は原則として出席できません。一般の組合員としては総会で選任した理事がどのように活動しているか関心を持っていますので、理事会の活動状況を何らかの方法で伝えることは有意義です。理事会の議事録は、開催日時、議題、審議内容や結果等を広報し、組合員が必要に応じて閲覧できるような対応をすることが望まれます。
理事会議事録は、誰が作成するのですか?
理事会の議事録作成や保管については区分所有法上の規定はありませんので、管理規約で定めるのが一般的です。標準管理規約では、理事会の議事録は議長である理事長が作成するとしており、作成の仕方は総会議事録の準用です。記録する内容は、議事の経過と結果を記録します。
理事、監事の役割とは、どのようなものですか?
管理規約では、管理組合の業務とされている事項、総会で決議されたことを執行するのが理事会すなわち理事です。監事は組合業務の執行の監査と財産状況の監査を行い、その結果を定期総会で報告します。従って、理事は管理組合の業務執行機関、監事はそのチェック機関といえます。
専門委員会とは何ですか。また、設置する際の留意点はありますか?
管理組合の運営は理事会によって行われますが、大きな課題(管理規約改正、共用部分の変更、大規模修繕工事の実施等)については、事前の調査・検討や準備に相当の期間がかかり、また労力や専門性が求められることがあるためその場合には専門委員会を設置します。 専門委員会の設置方法は、標準管理規約では、@理事会がその責任と権限の範囲において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる、A専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。として、その性格を理事会の諮問機関としています。 理事会は、専門委員会の具申を受けて、その内容を検討し総会議案を作成し、総会に諮ることになります。なお、専門委員会の活動費が大きくなる場合や運営細則の制定が必要な場合などは、専門委員会の設置、運営細則の制定及び専門委員会の活動予算などについて総会の決議が必要であると考えられます。

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総会運営

総会への出席者が少なく、委任状によって決議することが多くなっています。
このままでよいでしょうか?
管理組合活動に無関心な組合員が多くなり、出席者が少なくなるのは望ましいことではありません。管理組合の広報内容を充実させ、管理組合活動が個々の組合員の資産を守り快適な生活に繋がる事を周知し、管理組合活動に対する理解を深めてもらうよう日々の努力が必要です。また、総会日程もできる限り早めに設定するなど、出席率を上げる工夫も必要です。
管理規約改正を議題とする総会の審議には相当の時間が必要と思われますが、
事前にどのような準備をすればよいですか?
管理規約改正等の重要な議題の場合は、十分な議論をする必要はありますが、限られた時間で効率よく進めるためにも、事前にアンケート調査や説明会を開催し組合員の意見を議案に反映させておくことが重要となります。事前説明会の開催は、組合員の意見の把握が行えると同時に、変更案の趣旨について十分な理解を得ることも期待できます。
委任状と議決権行使書は、違うものですか?
いずれも自ら総会に出席しない場合の議決権を行使する方法ですが、議決権行使書は各議案に対し自ら意思表示するのに対し、委任状は賛否の判断も含め、代理人に委任するものです。
欠席した組合員に、総会の決定事項を知らせるため、
総会議事録を配付しなければいけませんか?
総会の決定事項を組合員や占有者に周知することは大切ですので、総会議事録は配付しておきます。
総会議事録は、誰が保管するのですか?
区分所有法第33条の規約の保管及び閲覧の規定は、 1.管理者がいるときは管理者 2.管理者がいないときは規約又は総会決議の選任者又はその代理人 3.管理組合法人は理事 となっています。

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耐震診断・大規模修繕実施

大規模修繕工事はいつ行えばよいでしょうか?
大規模修繕工事は、長期修繕計画に定められた時期を目安として行いますが、その2年程前から専門委員会などを設置して体制を整え準備を始めます。事前に建物や設備について調査・診断を行い、建物や設備の劣化状況や組合員の要望などを把握して、改めて修繕工事の要否(実施時期)や実施する内容などを判断します。
大規模修繕工事を実施するに当たって、管理組合の体制はどうすればよいでしょうか?
大規模修繕工事を実施するには、工事の内容、施工会社の選定、資金計画など様々なことを検討しなければなりません。これらを検討し、組合員の合意を得ていくには専門的な知識と2年程度の期間が必要なため、マンションの規模にもよりますが理事会の諮問機関として大規模修繕工事の実施に関する「専門委員会」を設置することが必要と考えられます。大規模修繕工事の実施の検討にあたって、まず、「専門委員会」の設置と併せて調査・診断や修繕設計の実施について、総会の承認を得ておきます。
大規模修繕工事において調査・診断や修繕設計などを
専門家に依頼するにはどうすればよいでしょうか?
専門家に適正な見積りを提出してもらうためには、管理組合の意向を正確に伝える必要があり、委託する内容と条件を整理しなければなりません。内容や条件の整理は、専門家のアドバイスを求めることもできます。調査・診断や修繕設計は専門家に依頼しますが、一般的に次の方法をとります。 @設計監理方式:建築士事務所、管理会社等の専門家に、調査・診断、修繕設計、施工会社選定の助言、工事監理を委託し、施工は別途施工会社と契約する方式です。施工を第三者がチェックするので管理組合としては安心して進められます。 A責任施工方式:調査・診断から修繕設計、施工までのすべてを1社の施工会社と契約する方式です。
大規模修繕工事の資金が不足している場合はどうすればよいでしょうか?
大規模修繕工事にあたって資金が不足する場合には、@組合員から一時金を徴収するA金融機関から融資を受けるBこれらを併用するの3通りがあります。なお、修繕工事を資金に応じた修繕のみとしたり、資金が十分になるまで修繕を先送りするという方法は劣化が進捗し望ましくありませんので、最近はリース契約を選択する方法もとられています。
今住んでいるマンションの耐震性を確認するにはどうすればよいのでしょうか?
建築基準法の改正(昭和56年5月31日)以前の旧耐震基準が適用されているマンションについては、耐震診断により安全性を確認することが必要です。 なお、耐震診断は、柱・梁、床・壁などの構造部分だけでなく、高置水槽や受変電設備などの設備関係のチェックも必要です。

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居住者間トラブル

上階の居住者が夜間大きな音で音楽を聴いていて眠れません。
どうしたらいいでしょうか?
夜間遅くまで大きな音を出すのは近隣にも迷惑となりますので、まずは上階の居住者にその旨を申し入れてください。しかし、言いにくければ、管理会社(管理員)や管理組合役員から申し入れてもらう方法も考えられます。
上階が床をフローリングに取り替えたら騒音がひどくなりました。
我慢しなければなりませんか?
騒音が客観的にみて我慢できる範囲(受忍限度)を超えているときは不法行為となる場合があります。申し入れをしても、加害者側に騒音を改善する誠意が認められない場合には、慰謝料等の損害賠償請求も可能です。 なお、専用部分の改造(フローリング)を事前に管理組合に届けているかどうかを確認し、管理組合役員から申し入れてもらう方法もあります。
ゴミ置場が広いのでいつ出しても良いルールですが、
一部の人が分別しないので不衛生で困っています。どうすればいいでしょうか?
組合員のモラルの問題ですので、広報や集会で周知したり、写真を掲示して改善を促すなどの対策が必要と考えます。
ペット飼育は「他に迷惑を掛けない」となっていますが、鳴き声がうるさいとの苦情が出て、
理事長が両人を呼んで説得したが収まらない。どうすればいいのでしょうか?
複数の理事で鳴き声を聞き、受忍限度を超えているかどうかの判断をするなど、当事者間で納得できる対応をとる必要があると考えます。

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